DoliSCAN : Configuration de la comptabilité
DoliSCAN permet d'exporter votre note de frais sous la forme d'un beau fichier PDF à la fin du mois mais il permet aussi et surtout d'exporter un fichier qui sera importé automatiquement dans le logiciel comptable de la société ou de votre expert-comptable !
{info} Les comptes par défaut peuvent être choisis au moment de la création de votre société pour qu'ils s'appliquent automatiquement à tous les utilisateurs. Pour savoir comment faire regardez à la fin de cette page
Voici la liste des comptes comptables utilisés que vous pouvez modifier pour correspondre à VOTRE plan comptable:
| Code Comptable | Type de frais | Description |
|---|---|---|
| 625100 | IK | ce code sera utilisé pour toutes les écritures d'indemnités kilométriques |
| 625100 | Péages & Parking | ce code sera utilisé pour toutes les écritures concernant les péages et parkings |
| 625100 | Train & Avion | ce code sera utilisé pour toutes les écritures concernant les transports en train et avion |
| 625100 | Taxi | ce code sera utilisé pour toutes les écritures concernant des frais de taxi |
| 625600 | Hôtel / Hébergement | ce code sera utilisé pour toutes les écritures concernant les frais d'hébergement (hôtel…) |
| 625700 | Restauration | ce code sera utilisé pour toutes les écritures concernant les frais de restauration (restaurant, snack, sandwichs, café…) |
| 471 | Frais divers | ce compte d'attente sera affecté à toutes les dépenses que l'utilisateur aura classé en "Divers" et permettra donc au comptable de choisir le compte le plus adapté au cas par cas |
| 445660 | TVA déductible | ce code sera utilisé pour toutes les écritures concernant la TVA déductible |
| 606140 | Carburant zéro récup. tva | ce code sera utilisé pour toutes les écritures concernant les achats de carburant dont la TVA n'est pas récupérable |
| 606141 | Carburant 60% récup. tva | ce code sera utilisé pour toutes les écritures concernant les achats de carburant dont la TVA est récupérable à 60% (exemple en 2020 pour l'essence d'un véhicule utilitaire) |
| 606142 | Carburant 80% récup. tva | ce code sera utilisé pour toutes les écritures concernant les achats de carburant dont la TVA est récupérable à 80% (exemple en 2020 pour le diesel d'un véhicule de tourisme) |
| 606143 | Carburant 100% récup. tva | ce code sera utilisé pour toutes les écritures concernant les achats de carburant dont la TVA est récupérable à 100% (exemple en 2020 pour le diesel d'un véhicule utilitaire) |
| 421000 | Personnel | code utilisé pour tout paiement fait par des moyens personnels |
| 401CBPRO | CB de l'entreprise | ce code sera utilisé pour toutes les écritures de l'utilisateur pour les paiements réalisés à l'aide de la carte bancaire société qui lui est affecté (par exemple pour un chef d'entreprise) |
| 401ESPPRO | Espèces de l'entreprise | ce code sera utilisé pour toutes les écritures de l'utilisateur pour les paiements réalisés à l'aide d'espèces de la société |
Exemple de fichier exporté
Une fois configuré correctement, DoliSCAN vous proposera alors par exemple un fichier respectant la structure FEC pour importer vos écritures comptables.
Exemple ci-dessous:
NDF NOTE DE FRAIS 1 20181231 625100 NDF-ES PEAGE ET PARKINGS ES1812 20181231 PEAGE ET PARKINGS 127,74 0
NDF NOTE DE FRAIS 1 20181231 445660 NDF-ES TVA DEDUC. ES1812 20181231 TVA DEDUC. 25,56 0
NDF NOTE DE FRAIS 1 20181231 421000 NDF-ES ERIC SEIGNE ES1812 20181231 ERIC SEIGNE 0 153,3Choix des comptes à affecter par défaut à vos utilisateurs
Avec votre compte administrateur, qui vous permet de créer vos utilisateurs, vous pouvez choisir quels seront les comptes à affecter par défaut: il vous suffit de cliquer dans le menu "Préconfiguration" et de compléter le formulaire, vos préférences seront alors appliquées à tous les prochains comptes utilisateurs créés !
Vous n'aurez alors ensuite plus qu'à configurer les éventuels comptes spécifiques pour chaque utilisateur.
Il est donc particulièrement important de bien configurer vos comptes comptables AVANT de créer des utilisateurs.