DoliSCAN : Export global des notes de frais
Généralités
Lorsque vous avez plusieurs salarié(e)s qui utilisent DoliSCAN vous pouvez avoir envie de gagner encore plus de temps en fin de période pour importer les écritures comptables d'un seul coup. Cette option sert à ça.
Au moment de l'export des notes de frais, chaque salarié reçoit ses fichiers personnels et le responsable de l'entreprise recevra un regroupement de toutes les notes de frais.
{info} L'export global est intéressant si vous avez plusieurs salariés.
Activation
L'option se règle sur la fiche de l'entreprise, et non sur celle des utilisateurs :
- Ouvrez le menu Entreprises puis la fiche de la société concernée.
- Allez dans l'onglet Options, section Options générales.
- Cochez la case Export global des notes.
- Saisissez l'adresse mail de destination : celle du service comptabilité ou du cabinet comptable qui recevra le regroupement.
- Enregistrez.
Le champ d'adresse n'apparaît qu'une fois la case cochée.
{warning} Décocher la case masque le champ mais n'efface pas l'adresse enregistrée, et l'envoi automatique se poursuit. Pour arrêter réellement les envois, videz d'abord le champ d'adresse.
Ce que reçoit la comptabilité
Le destinataire reçoit chaque mois un message intitulé "Classeur de Notes de Frais" contenant :
- un lien de téléchargement vers une archive regroupant, pour chaque salarié ayant une note de frais clôturée sur la période, son PDF de note de frais, ses justificatifs et le fichier d'écritures comptables ;
- un état synthétique des remboursements à effectuer, salarié par salarié.
L'archive n'est pas jointe au message : elle est mise à disposition via un lien, ce qui évite les blocages liés à la taille des pièces jointes.
Le format FEC est toujours produit. Les formats IsaCompta et Quadratus ne sont ajoutés que si l'extension correspondante est activée pour l'entreprise.
{info} Seules les notes de frais clôturées sont reprises dans le classeur. Un salarié dont la note est encore en cours de saisie n'y figure pas.
Envoi à la demande
En plus de l'envoi automatique mensuel, vous pouvez déclencher un envoi quand vous le souhaitez : depuis la liste des Entreprises, choisissez l'action Envoyer le Classeur de Frais par mail, sélectionnez la période puis vérifiez l'adresse du destinataire (pré-remplie avec celle configurée sur la fiche, modifiable pour cet envoi).
{info} Pensez à configurer vos comptes comptables avant le premier export, sans quoi les écritures générées seront inexploitables. Voir la page "Configuration de la comptabilité".